در ابتدای شروع نرم افزار حسابداری و مالی،کدگذاری حساب ها و چیدمان آنها به صورت اصولی در برنامه اولین قدم میباشد. به عبارتی کدینگ حساب ها عنصر اولیه و پایه در استفاده اصولی از نرم افزار حسابداری است.پس از کدینگ،تعریف حساب ها در لایه های مختلف و رعایت ترتیب آنها در لایه های نرم افزاری عنصر بعدی میباشد،البته لایه های نرم افزاری در برنامه های مختلف حسابداری متفاوت است.
شاید بتوان گفت وارد کردن مانده افتتاحیه در حساب ها در برنامه و ثبت سند افتتاحیه و وارد کردن مانده ابتدای دوره حساب ها در شروع دوره مالی جدید قدم بعدی میباشد. پس از آن عملیات طی دوره را میتوان به چندین گروه تقسیم کرد،ازجمله وارد کردن اسناد و مدارک مالی از قبیل فاکتورها،رسیدهای نقدی و چکی و بانکی،حواله ها،مدارک اسناد مربوط به خرید و فروش ها،مشتریان،انبار،بانک ها،خزانه،اسناد کارگزینی،فرم ها و .. که این موارد در برنامه های نرم افزاری در منو های مختلف تعبیه شده.
به علت اتومات بودن نرم افزار حسابداری،استفاده از گزینه های مختلف منو برای انجام عملیات حسابداری منجر به ثبت سند حسابداری توسط خود برنامه میشود و نیاز به ثبت سند به طور مجزا به جز در موارد خاص نیست.
از دیگر موارد قابل ذکر در استفاده از نرم افزار بررسی و تحلیل سندهای حسابداری بر اساس نمودار یا گزارشگیری از موارد خاص و مورد نظر که خود برنامه این امکان را فراهم می آورد. این مورد در تصمیم گیری های مدیران مالی تاثیر به سزایی دارد،این گزارش ها جزئیات زیدی را پوشش میدهد از جمله گزارشات مربوط به بازاریان همراه با موارد مهم در بررسی کار و صاحب آنها،گزارشات راننده ها،پرسنل،خریداران،فروشندگان کالاها که به صورت تحلیلی و امکان فیلترگذاری بر روی موارد موردنظر شخص تهیه کننده گزارش که با بستن هرگونه فیلتر میتوان یک گزارش خاص و مجزا تهیه کرد.
مرد قابل ذکر دیگر تهیه صورت های مالی اعم از صورت سود زیان و یا ترازنامه و سایر گزارشات مالی از جمله گزارش از تک تک حساب های بانکی و غیره که از جانب مدیران و هیئت مدیره اهمیت بسزایی دارد البته گزارشات مربوط به خریداران و فروشندگان و حساب های آنها و یا کالاهای انبار و غیره که در درجه اهمیت پایینتری قرار دارد مد نظر مدیران نیز میباشد.
در پایان میتوان به بستن حساب ها در پایان دوره مالی،بررسی ترازنهایی و انبار گردانی،تهیه لیست های بیمه دارایی مربوط به پرسنل و تهیه و تطبیق صاحب مشتریان و غیره از عوامل کارهای پایان دوره مالی به حساب می آید که در برنامه نرم افزار این عملیات تعبیه شده است.
از امکانات جانبی نرم افزار حسابداری میتوان به تعریف کاربران مختلف با سطح دسترسی مد نظرمدیر مالی و تهیه کپی پشتیبان مجزا از برنامه اشاره کرد.